POSZUKIWANY/ POSZUKIWANA

OFFICE MANAGER

Śląskie korzenie sprawiają, że Agencja Eventowa Extomusic to kopalnia pomysłów, pracowitość i niesamowita energia. Exto to przede wszystkim ludzie – twórcze połączenie umysłów technicznych i kreatywnych.

Do naszego zespołu szukamy twarzy front desku. Kogoś, kto potrafi zadbać o zaopatrzenie biura, obieg dokumentów i rozliczenie delegacji. Nie straszna mu współpraca z urzędami, księgową i Prezesem i jest gotów na obsługę sklepu internetowego i pomoc przy eventach 🙂

OPIS STANOWISKA

  • kompleksowa obsługa biura oraz dbałość o jego bieżące zaopatrzenie (zakupy materiałów biurowych, środków czystości, wyposażenia i mebli, zapewnienie i utrzymanie serwisowania sprzętu, współpraca z administratorem nieruchomości, zlecanie prac remontowo-konserwacyjnych);
  • dbanie o odpowiedni wizerunek firmy poprzez odpowiednią prezencję, profesjonalizm oraz nienaganny wygląd front desku;
  • zarządzanie dokumentacją firmy oraz opieka nad jej wewnętrznym przepływem;
  • koordynacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz połączeń telefonicznych;
  • przygotowywanie pism, prezentacji, zestawień i raportów;
  • współpraca z urzędami: przygotowywanie i składanie wniosków, odbiór pism i dokumentów;
  • przygotowywanie raportów i zestawień (na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne);
  • inwentaryzacja sprzętu firmowego, prowadzenie ewidencji wydawanego sprzętu;
  • dbanie o samochody firmowe – czystość, przeglądy techniczne, ubezpieczenie, wyposażenie;
  • wystawianie i wprowadzanie faktur;
  • realizowanie przelewów w ramach udostępnionego subkonta bankowego firmy;
  • obsługa sklepów internetowych, w tym sprzedaży biletów – obsługa Klienta, wysyłka, inwentaryzacja i weryfikacja stanów magazynowych;
  • przygotowywanie dokumentacji pracowniczej (umów i aneksów).
  • prowadzenie ewidencji czasu pracy (naliczanie urlopów, ewidencjonowanie nieobecności i nadgodzin).
  • rozliczanie podróży i wydatków służbowych;
  • kontrola terminowości badań lekarskich i szkoleń BHP;
  • zgłaszanie i wyrejestrowanie pracowników i współpracowników do programu opieki medycznej, programów sportowych;
  • wysyłanie zapytań i zbieranie ofert od podwykonawców, przygotowanie podsumowań wraz z sugestiami wyboru najkorzystniejszej;
  • systematyczne i rzetelne wprowadzanie nowych projektów do systemu,
  • ścisła współpraca z przełożonymi, księgową oraz innymi pracownikami firmy.

SZCZEGÓŁY

Miejsce pracy:
Katowice | Al. W. Korfantego 191 E

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę

Wakat dostępny od:
01.03.2018

SZCZEGÓŁY

Miejsce pracy:
Katowice | Al. W. Korfantego 191 E

Rodzaj umowy:
Umowa o pracę

Wakat dostępny od:
01.03.2018

OPIS STANOWISKA

  • kompleksowa obsługa biura oraz dbałość o jego bieżące zaopatrzenie (zakupy materiałów biurowych, środków czystości, wyposażenia i mebli, zapewnienie i utrzymanie serwisowania sprzętu, współpraca z administratorem nieruchomości, zlecanie prac remontowo-konserwacyjnych);
  • dbanie o odpowiedni wizerunek firmy poprzez odpowiednią prezencję, profesjonalizm oraz nienaganny wygląd front desku;
  • zarządzanie dokumentacją firmy oraz opieka nad jej wewnętrznym przepływem;
  • koordynacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz połączeń telefonicznych;
  • przygotowywanie pism, prezentacji, zestawień i raportów;
  • współpraca z urzędami: przygotowywanie i składanie wniosków, odbiór pism i dokumentów;
  • przygotowywanie raportów i zestawień (na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne);
  • inwentaryzacja sprzętu firmowego, prowadzenie ewidencji wydawanego sprzętu;
  • dbanie o samochody firmowe – czystość, przeglądy techniczne, ubezpieczenie, wyposażenie;
  • wystawianie i wprowadzanie faktur;
  • realizowanie przelewów w ramach udostępnionego subkonta bankowego firmy;
  • obsługa sklepów internetowych, w tym sprzedaży biletów – obsługa Klienta, wysyłka, inwentaryzacja i weryfikacja stanów magazynowych;
  • przygotowywanie dokumentacji pracowniczej (umów i aneksów).
  • prowadzenie ewidencji czasu pracy (naliczanie urlopów, ewidencjonowanie nieobecności i nadgodzin).
  • rozliczanie podróży i wydatków służbowych;
  • kontrola terminowości badań lekarskich i szkoleń BHP;
  • zgłaszanie i wyrejestrowanie pracowników i współpracowników do programu opieki medycznej, programów sportowych;
  • wysyłanie zapytań i zbieranie ofert od podwykonawców, przygotowanie podsumowań wraz z sugestiami wyboru najkorzystniejszej;
  • systematyczne i rzetelne wprowadzanie nowych projektów do systemu, wprowadzanie aktualizacji oraz stosowanie się do przekazanej procedury i instrukcji;
  • ścisła współpraca z przełożonymi, księgową oraz innymi pracownikami firmy.

WYMAGANIA

  • doświadczenie w zarządzaniu administracją biura,
  • doskonała organizacja pracy, skrupulatność i dokładność,
  • umiejętność planowania i zarządzania kilkoma projektami jednocześnie,
  • komunikatywność, umiejętność nawiązywania przyjaznych relacji z pracownikami, klientami oraz gośćmi,
  • dobra znajomość pakietu MS Office,
  • prawo jazdy kat. B,
  • doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku w agencji eventowej lub reklamowej mile widziane,
  • znajomość angielskiego będzie dodatkowym atutem.

OFERUJEMY

  • stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę,
  • możliwość nabycia doświadczenia przy organizacji eventów,
  • szkolenie z obsługi platformy do komunikacji z biurem rachunkowym oraz z systemu do zarządzania zadaniami,
  • pyszną kawę i słodkości,
  • telefon służbowy,
  • cudowną atmosferę i nietuzinkowe projekty,
  • towarzystwo młodego i kreatywnego zespołu, którego staniesz się częścią!

.

Osoby zainteresowane współpracą prosimy o przesłanie CV oraz listu motywacyjnego.

Pamiętaj o umieczeniu w aplikacji klauzuli:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. 2016 r. poz. 922).

APLIKUJ TERAZ

APLIKUJ TERAZ

<- Wyslij aplikację <br>za pomocą formularza

^ Wyslij aplikację za pomocą formularza

Pamiętaj o umieczeniu<br> w dokumentachi klauzuli:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. 2016 r. poz. 922).

Extomusic

Extomusic logo

Wszystkie prawa zastrzeżone 2018 © Extomusic

Extomusic logo

Wszystkie prawa zastrzeżone 2018 © Extomusic